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Datenschutz für Bewerber

1. Einleitung

Fresenius Medical Care AG und die mit ihr verbundenen Unternehmen (zusammen "FME" oder "Unternehmen") verpflichten sich, personenbezogene Daten zu schützen, die Sie uns mitteilen und die wir während eines Bewerbungsverfahrens erfassen. Der Zweck dieses Datenschutzhinweises (der "Hinweis") ist es, Ihnen Informationen darüber zu geben, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Prüfung Ihrer Bewerbung erheben, verwenden, weitergeben und offenlegen und warum.

FME ist in vielen verschiedenen Ländern tätig. In einigen dieser Länder gibt es Gesetze, die sich auf die Erhebung, Verwendung, Weitergabe und Offenlegung von personenbezogenen Daten von Einzelpersonen, einschließlich Stellenbewerbern, beziehen. Wir nehmen diese Verpflichtungen sehr ernst und verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen.

Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren lokalen Datenschutzbeauftragten oder an den Datenschutzkontakt per E-Mail an privacyliason.germany@freseniusmedicalcare.com.

2. Welche Informationen wir über Sie sammeln, verwenden, weitergeben und offenlegen, und warum

Wenn Sie sich für eine Stelle bei der FME bewerben, werden Sie der FME einige persönliche Daten mitteilen, und die FME wird Informationen über Sie sammeln. Diese Daten werden von FME innerhalb der lokalen Einheit, die die Stelle ausgeschrieben hat, und innerhalb anderer Einheiten für die in dieser Mitteilung beschriebenen Zwecke verarbeitet. 

Wir bezeichnen solche identifizierenden Informationen als "Persönliche Daten". Genauere Informationen darüber, welche persönlichen Daten über Sie das Unternehmen erheben, verwenden, weitergeben und offenlegen darf und zu welchen Zwecken sie erhoben, verwendet, weitergegeben und offengelegt werden dürfen, finden Sie am Ende dieses Hinweises. 

FME erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, wenn dies erforderlich ist, um Ihre beruflichen Fähigkeiten zu beurteilen und um festzustellen, ob diese mit der Stelle, für die Sie sich bewerben, oder einer anderen Stelle übereinstimmen, um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen zu ergreifen, bevor möglicherweise ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingegangen wird, mit Ihrer Zustimmung unter bestimmten Umständen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (einschließlich rechtlicher Verpflichtungen als Unternehmen und künftiger Arbeitgeber) oder für Zwecke im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen und/oder wenn es für legitime Geschäftsinteressen erforderlich ist und keine ungerechtfertigten Auswirkungen auf die Interessen oder Rechte von Bewerbern vorliegen. FME wird auch persönliche Daten von Bewerbern und Mitarbeitern für geschäftliche Zwecke von FME übermitteln und verarbeiten, einschließlich der Zentralisierung von Datenverarbeitungsaktivitäten und der Durchführung von Hintergrundprüfungen und Screenings, soweit ein berechtigtes Interesse daran besteht.

Das Unternehmen verpflichtet sich, personenbezogene Daten nicht für andere Zwecke zu verwenden, die mit den in dieser Mitteilung beschriebenen Zwecken unvereinbar sind, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt oder von Ihnen genehmigt.

Wenn Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung personenbezogene Daten einer Referenzperson oder einer anderen Person zur Verfügung stellen, liegt es in Ihrer Verantwortung, diese Person zu benachrichtigen und ihr Einverständnis einzuholen, bevor Sie uns die Daten zur Verfügung stellen, und auch ihr Einverständnis einzuholen, dass wir diese Person für eine Empfehlung kontaktieren dürfen.

3. Übermittlung und Verwendung persönlicher Informationen

Aufgrund des globalen Charakters der Geschäftstätigkeit von FME kann FME persönliche Daten an Mitarbeiter und Abteilungen innerhalb von FME weitergeben, um die am Ende dieses Hinweises beschriebenen Zwecke zu erfüllen.  Dies kann die Weitergabe Persönlicher Daten an andere juristische Personen innerhalb eines Landes oder in andere Länder beinhalten (einschließlich Länder, in denen Sie nicht ansässig sind und in denen andere Datenschutzbestimmungen gelten als in dem Land, in dem Sie ansässig sind).  Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR") ansässig sind, kann dies auch Länder außerhalb des EWR einschließen.  Eine Liste der Unternehmen, die personenbezogene Daten gemeinsam verarbeiten und nutzen können, finden Sie unter https://www.freseniusmedicalcare.com/fileadmin/data/com/pdf/Media_Center/Publications/Annual_Reports/FME_Annual_Report_2019.pdf.

Bitte beachten Sie, dass die Datenschutzgesetze nicht in allen Ländern, in die Daten übertragen werden können, einheitlich sind. Die Übermittlung Ihrer Daten außerhalb des EWR erfolgt jedoch auf der Grundlage einer strengen Datenverarbeitungsvereinbarung mit EU-Standardvertragsklauseln, die angemessene vertragliche Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.

In allen Fällen der gemeinsamen Nutzung und Übermittlung von personenbezogenen Daten innerhalb von FME ist der Zugang zu personenbezogenen Daten auf die Personen beschränkt, die die Informationen für die am Ende dieser Mitteilung beschriebenen Zwecke benötigen. Dazu können der/die einstellende(n) Manager, Mitarbeiter der Personalabteilung, der IT-Abteilung, der Compliance-Abteilung, der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung und der Innenrevision gehören.

In einigen Fällen kann FME auch einen externen Personalvermittler/Headhunter oder einen Dienstleister zur Unterstützung bei der Rekrutierung einsetzen. In diesem Fall kann es erforderlich sein, dass FME persönliche Daten an solche unbeteiligten Dritten weitergibt. Eine Liste der Kategorien von nicht angeschlossenen Dritten finden Sie am Ende dieses Hinweises. Einige dieser Drittparteien befinden sich außerhalb Ihres Heimatlandes, einschließlich der Vereinigten Staaten. Persönliche Daten werden mit Drittanbietern von Dienstleistungen und professionellen Beratern auf der Grundlage angemessener vertraglicher Schutzmaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit persönlicher Daten ausgetauscht, und solche Dienstleister werden persönliche Daten nur für die Erbringung von Dienstleistungen für das Unternehmen und seine verbundenen Unternehmen verwenden und sind vertraglich verpflichtet, dies in Übereinstimmung mit geltendem Recht zu tun.

4. Datensicherheit

Das Unternehmen ergreift angemessene Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, die mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und der Datensicherheit übereinstimmen, einschließlich der Verpflichtung von Dienstleistern, angemessene Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit personenbezogener Daten zu ergreifen.

5. Datenintegrität und Datenaufbewahrung

Das Unternehmen ergreift angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten für den beabsichtigten Zweck zuverlässig, richtig und vollständig sind, um die in dieser Mitteilung beschriebenen Zwecke zu erfüllen.

Falls die Bewerbung zu einer Einstellung führt, können die persönlichen Daten, die Sie uns mitgeteilt haben und die wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung gesammelt haben, in unsere Personalsysteme aufgenommen werden und werden als Teil Ihrer Personalakte gespeichert und zur Verwaltung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, einschließlich des Onboarding-Prozesses, verwendet. Über unsere Datenkontroll- und Datenverarbeitungsaktivitäten werden Sie in unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter gesondert informiert.

Auch wenn die Bewerbung nicht zu einer Einstellung führt, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen und persönlichen Daten für 6 Monate nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungs- oder Einstellungsverfahrens aufbewahren und speichern. Wir können Sie auch um Ihre Einwilligung bitten, Ihre Bewerbungsunterlagen im sogenannten Kandidaten- oder Talentpool zu speichern und für weitere 3 Monate aufzubewahren. Wenn Sie einer solchen Aufforderung nicht innerhalb von 14 Tagen nachkommen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen - wie oben erwähnt - für 6 Monate nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungs- oder Einstellungsverfahrens gespeichert.

Wenn Sie mit einer Speicherung im Kandidaten- oder Talentpool einverstanden sind, werden Sie nach 3 Monaten erneut per E-Mail gefragt, ob Ihre Bewerbungsunterlagen für weitere 3 Monate gespeichert werden sollen. Wenn Sie diese Anfrage bestätigen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen für weitere 3 Monate gespeichert. Reagieren Sie nicht innerhalb von 14 Tagen auf eine solche Anfrage, werden Ihre Bewerbungsunterlagen gelöscht.

6. Rechte des Bewerbers

Sie haben das Recht, auf Ihre persönlichen Daten zuzugreifen, das Recht, ungenaue persönliche Daten zu korrigieren, das Recht, Ihre persönlichen Daten unter bestimmten Umständen zu löschen, und das Recht, die persönlichen Daten, die Sie dem Unternehmen zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format zu erhalten, um sie ohne Behinderung durch FME an einen anderen Arbeitgeber oder eine andere Stelle weiterzuleiten.  Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an hr-recruiting-fmc-emea@fmc-ag.com

Bitte beachten Sie jedoch, dass bestimmte personenbezogene Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen oder anderen Gesetzen und Vorschriften von solchen Auskunfts-, Korrektur- und Löschungsanträgen ausgenommen sein können.

Soweit Ihre Daten unter Anwendung der Vorschriften der Europäischen Union verarbeitet werden, können Sie auch eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (d. h. https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en)  einreichen.

Arten von persönlichen Informationen, die wir sammeln, verwenden, übertragen und offenlegen können:

  • Kontaktdaten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktinformationen;
  • Berufserfahrung: Lebenslauf, Anschreiben, frühere und/oder relevante Berufserfahrung oder sonstige Erfahrung, Ausbildung, Zeugnisse oder sonstige Informationen, die Sie uns zur Unterstützung einer Bewerbung und/oder des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen
  • Beschäftigung :  Einzelheiten über die Art der Beschäftigung, die Sie suchen oder anstreben, aktuelles und/oder gewünschtes Gehalt und andere Bedingungen in Bezug auf Vergütungs- und Leistungspakete, Bereitschaft zum Umzug oder andere Jobpräferenzen; Informationen über frühere Bewerbungen bei FME, frühere Beschäftigungsverhältnisse bei FME und/oder Beziehungen zu aktuellen FME-Mitarbeitern;
  • Berufsbezogene Anforderungen: Status der Arbeitsgenehmigung; falls zutreffend; Visastatus/Aufenthaltsgenehmigung; berufliche und andere berufsbezogene Lizenzen, Genehmigungen und Zertifizierungen; Auszeichnungen oder berufliche Mitgliedschaften; Informationen zu Referenzen; alle anwendbaren Beschränkungen (Wettbewerbs- oder Abwerbeverbot) aus früheren Beschäftigungsverhältnissen oder früheren Funktionen; alle Interessenkonflikte (andere Engagements, Familienmitglieder, Angehörige oder andere FME nahestehende Personen, die den Einstellungsprozess beeinflussen können);
  • Informationen aus dem Einstellungsprozess: Informationen aus Vorstellungsgesprächen und Telefonscreenings, falls vorhanden, sowie Informationen im Zusammenhang mit Bewertungen, die Sie als Teil des Vorstellungsgesprächs durchführen. Referenzinformationen und/oder Informationen aus Hintergrundüberprüfungen (falls zutreffend) oder aus Ihrer Auflistung in den Listen der sanktionierten Parteien, einschließlich Informationen, die von Dritten wie Ihren Referenzen, früheren Arbeitgebern, Bildungseinrichtungen, die Sie besucht haben, zur Verfügung gestellt wurden. Informationen über Ihren Bildungs- und Berufshintergrund aus öffentlich zugänglichen Quellen, auch online, von denen wir glauben, dass sie für Ihre Bewerbung oder eine mögliche künftige Bewerbung relevant sind (z. B. Ihr LinkedIn-Profil); und/oder
  • Sensible und/oder demografische Informationen, die Sie uns während des Bewerbungs- oder Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen, wie z. B. Ihr Geschlecht, Informationen über Ihre Staatsangehörigkeit und/oder Nationalität, medizinische oder gesundheitliche Informationen und/oder Ihre rassische oder ethnische Herkunft (soweit dies nach geltendem Recht zulässig/erforderlich ist);

Die Zwecke, für die wir persönliche Daten sammeln, verwenden, übertragen und offenlegen dürfen:

Ihre Daten werden für die Durchführung unseres Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens verwendet, das Folgendes umfasst:

  • Überprüfung der Bewerbung: Bewertung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen im Hinblick auf unsere Karrieremöglichkeiten; Überprüfung Ihrer Angaben und Durchführung von Referenzprüfungen und/oder Hintergrundprüfungen (sofern zutreffend/gesetzlich zulässig), wenn Ihnen eine Stelle angeboten wird; proaktive Nachforschungen über Ihren Bildungs- und Berufshintergrund und Ihre Fähigkeiten und Kontaktaufnahme mit Ihnen, wenn wir glauben, dass Sie für eine Stelle bei uns geeignet sind.
  • Kommunikation: Kommunikation mit Ihnen über den Einstellungsprozess und/oder Ihre Bewerbung(en), einschließlich, in geeigneten Fällen, der Information über andere potenzielle Karrieremöglichkeiten.
  • Einhaltung geltender Gesetze und Praktiken: Führung von Aufzeichnungen und Berichtspflichten, Durchführung von Audits, Befolgung von behördlichen Inspektionen und anderen Anfragen von Regierungs- oder anderen öffentlichen Behörden, Beantwortung rechtlicher Verfahren wie z. B. Vorladungen, Verfolgung von Rechtsansprüchen und Rechtsmitteln, Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten und Verwaltung von internen Beschwerden oder Ansprüchen, Durchführung von Untersuchungen und Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren, Durchführung von Screenings von Listen sanktionierter Parteien und anderen Hintergrundüberprüfungen und Screenings, die für eine bestimmte Funktion aufgrund geltender Gesetze und Praktiken, Rechtsvorschriften und/oder legitimer Geschäftsinteressen erforderlich sein können.

Wir werden Ihre Daten auch verwenden, um die Rechte und das Eigentum unserer Nutzer, Bewerber, Kandidaten, Mitarbeiter oder der Öffentlichkeit zu schützen, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zulässig ist.

Wenn Ihnen eine Beschäftigung bei Fresenius Medical Care angeboten wird und Sie diese annehmen, werden die während des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens gesammelten Informationen Teil Ihrer Personalakte.

Kategorien von nicht angeschlossenen Dritten, an die FME persönliche Informationen weitergeben darf:

  • Professionelle Berater: externe professionelle Berater, wie z.B. externe Rechtsberater
  • Dienstleistungsanbieter: Unternehmen, die FME Produkte und Dienstleistungen, wie oben beschrieben, zur Verfügung stellen, wie z.B. Personalvermittlungsagenturen oder auch für die Zwecke der Verifizierung/Hintergrundüberprüfung, Bereitstellung von IT-Systemen und Unterstützung bei der Verarbeitung von Bewerberdaten. Diese Dienstleister können ihren Sitz außerhalb des Landes haben, in dem Sie leben oder in dem sich die Stelle befindet, auf die Sie sich beworben haben.
  • Öffentliche und staatliche Behörden: Stellen, die FME regulieren oder für die FME zuständig ist, wie Regulierungsbehörden, Strafverfolgungsbehörden, öffentliche Einrichtungen und Justizbehörden, insbesondere im Falle von Anfragen dieser Behörden.

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Option 1: Für den Fall, dass eine bloße Kenntnisnahme erforderlich ist (je nach örtlichem Recht):

Ich habe diesen Hinweis erhalten und gelesen und nehme zur Kenntnis, dass das Unternehmen personenbezogene Daten über mich in der in diesem Hinweis beschriebenen Weise erheben, verwenden, übertragen und offenlegen darf.  Ich erkenne außerdem an, dass nach geltendem Recht einige personenbezogene Daten ohne meine Zustimmung erhoben, verwendet, übertragen oder offengelegt werden können und dass sich das Unternehmen das Recht vorbehält, diese Aktivitäten gegebenenfalls durchzuführen, und dass die personenbezogenen Daten an andere Stellen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Landes, in dem ich ansässig bin, übertragen und offengelegt werden können. 

Option 2: Falls die Zustimmung für eine Verarbeitung im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung erforderlich ist (je nach örtlichem Recht):

Einverständnis

Ich habe diesen Hinweis gelesen und bin mir darüber im Klaren, dass das Unternehmen personenbezogene Daten über mich in der in diesem Hinweis beschriebenen Weise erheben, verwenden, weitergeben und offenlegen darf, und ich stimme dem ausdrücklich zu. Ich erkenne auch an, dass nach geltendem Recht einige personenbezogene Daten ohne meine Zustimmung erhoben, verwendet, übertragen oder offengelegt werden können und dass sich das Unternehmen das Recht vorbehält, diese Aktivitäten gegebenenfalls durchzuführen, und dass die personenbezogenen Daten an andere Stellen innerhalb und außerhalb des Landes, in dem ich ansässig bin, übertragen und offengelegt werden können.  Mir ist auch bewusst, dass das Unternehmen im Falle meiner Nichtzustimmung möglicherweise nicht in der Lage ist, den Rekrutierungsprozess effektiv und effizient fortzusetzen, und dass das Unternehmen - falls personenbezogene Daten bereits zur Verfügung gestellt wurden - die entsprechende Verarbeitung einstellen wird.

Option 3 (zusätzlich und immer einzubeziehen, es sei denn, es liegen besondere Gründe vor, dies nicht zu tun): In allen Fällen, in denen FME die Daten von Bewerbern für den Abgleich mit zukünftigen Stellenangeboten aufbewahren möchte (getrennt zu halten und als Ergänzung zur bestehenden Einwilligung, falls dies nach lokalem Recht erforderlich ist):

Ich verstehe und stimme ausdrücklich zu, dass ich in den Bewerber- oder Talentpool von FME aufgenommen werde und dass das Unternehmen persönliche Daten über mich, wie in der Mitteilung beschrieben, zum Zweck des Abgleichs mit anderen verfügbaren Stellenangeboten und offenen Stellen sammeln, verwenden, übertragen und offenlegen darf, auch wenn es sich nicht um die Stelle handelt, auf die ich mich beworben habe. Diese Daten werden für einen Zeitraum von drei (3) Monaten ab dem Datum meiner Bewerbung aufbewahrt und anschließend gelöscht.